Как правильно пройти собеседование на руководящую должность? О чем не знают кандидаты. Пять вопросов «на засыпку», или как пройти собеседование на должность помощника руководителя

И вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью это, пожалуй, самые главные вопросы на данном этапе. В этой статье я поделюсь с вами своими наблюдениями о собеседовании секретаря . К слову сказать, эти рекомендации помогут вам не только на собеседовании секретаря , но и при прохождении интервью на другие должности.

Сразу хочу заметить, что несмотря на обилие литературы на тему «как пройти интервью », ни одно из этих изданий не может гарантировать вам трудоустройства. Как правило, помимо квалификаций, которые ожидаются от будущего сотрудника, у работодателя чаще всего имеется некая «картинка» о том, что представляет из себя идеальный кандидат на позицию. И хотя знание определенных техник и правил прохождения интервью, безусловно, повысит ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. Причин непрохождения интервью может быть несколько: от ваших ошибок на интервью до банального «картинка не совпала».

Приведу вам два примера последнего. Я успешно работала секретарем в одной замечательной компании. Работа мне очень нравилась, но через какое-то время мне захотелось «расти» профессионально. К этому времени освободилась вакансия помощника президента компании. Я подала свое резюме на эту позицию, но меня, к сожалению, не выбрали. Президент компании сказал мне о том, что у меня замечательная квалификация и опыт, и я — прекрасный сотрудник, но на данной позиции он хотел бы видеть человека хотя бы лет на десять постарше . Проходя интервью в другой компании на должность помощника директора, мне стало понятно, что на эту должность по каким-то причинам хотят видеть человека модельной внешности.

Как вы видите, отказ не всегда является прямым следствием вашей недостаточной квалификации или ошибок. Поэтому, несмотря на то, что на собеседовании нужно раскрыть ваши таланты по возможности полно, относитесь к этому как к игре, в которой возможен как выигрыш, так и проигрыш.

Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

К любому собеседованию секретаря необходимо подготовиться. Важно понимать, что интервью – это процесс двусторонний . Собеседование секретаря — не экзамен, от которого будет зависеть ваша оценка. Не только вас оценивают, но и вы оцениваете компанию на предмет того, насколько вам хочется в ней работать. Поэтому подготовка к собеседованию нужна, главным образом, для вас.

Первое, что необходимо сделать после получения приглашения на собеседование секретаря – это зайти на сайт компании. Я считаю, что отправляться на собеседование в компанию, не изучив о ней информации – недопустимо, хотя на моей практике проведения собеседований секретаря (да и не только) таких случаев было много. Я не помню ни одного раза, чтобы такого сотрудника пригласили на работу. Это не всегда напрямую связано с тем, что сотрудник не почитал информацию на сайте, но может быть связано с отсутствием интереса к компании, и это может проявиться в любой другой момент.

Итак, читайте информацию на сайте: чем занимается компания, какова ее миссия, каковы ее цели, как компания планирует развиваться дальше. Некоторые компании даже публикуют приоритеты своей кадровой политики и возможности для роста сотрудников. Изучайте это все! Не пожалеете. На самом деле, чем больше такой информации на сайте компании, тем лучше для вас. Хуже, когда ничего вообще нет.

Для того, чтобы пройти интервью , после того, как вы изучите основные направления деятельности компании, еще раз тщательно просмотрите описание должности , на которое вы подавали свое резюме. Очень часто на собеседовании задается вопрос о том, что в данной вакансии вас привлекло больше всего. В ответ – гробовая тишина. Ничего не привлекло. Подалась куда попало, лишь бы податься. Такое отношение к себе и к своей будущей работе неприемлемо. Отмотайте назад и начните снова.

Возьмите блокнот и запишите вопросы, которые у вас возникли: о компании, о должности, об обязанностях.

К должности «помощник руководителя» можно относится по-разному, зачастую, и сам работодатель вкладывает в эти слова разный смысл.

Для одного руководителя помощник – это девушка модельной внешности, которая встретит иностранных гостей, принесет кофе, документы на подпись….

Для другого- это почти правая рука, глаза, уши…руководитель секретариата из четырех человек, управляющий личным имуществом (домами, яхтами), переводчик, сопровождающий в деловых поездках, поверенный в делах…

Многие молодые специалисты рассматривают должность «помощник руководителя» как хороший карьерный старт. Действительно, разнообразный опыт, приобретенный при решении разноплановых задач, позволяет хорошо продвинуться по карьерной лестнице или открыть свое дело.

Что же это за должность такая?

Внимательно читайте описание вакансии. Потому что под должностью «помощник руководителя» работодатель может понимать, что угодно от кофемэйкера до администратора бизнес процессов.

Например, по такому описанию http://msk.superjob.ru/vacancy/?id=10779764

понятно, что кандидат должен справляться с типичными функциями офис-менеджера и быть готовым к личным поручениям руководителя, поэтому, если у Вас есть небольшой опыт работы секретарем или офис-менеджером можно смело отправлять резюме.

А вот на эту вакансию http://hh.ru/vacancy/3306873

явно ждут управленца с богатым опытом и хорошим набором компетенций.

Компенсация в обоих случаях соответствует обязанностям.

Поэтому, если Вы молодой специалист, не имеете опыта работы помощником руководителя, опыта руководства людьми, то на начальных порах придется довольствоваться более усеченным функционалом (чаще это нечто среднее между секретарем, офис-менеджером и личным ассистентом) и более скромной заработной платой. Не тратьте свое время впустую на отправку резюме по всем опубликованным вакансиям, ищите то, что максимально близко Вам по знаниям.

О чем могут спрашивать?

Четко уясните, какие компетенции (навыки и умения) необходимы на этой должности. Часто их описывают в требованиях:

* Организаторские способности – вспомните 2-3 примера, когда Вы что-то организовывали (вечеринку на работе, конференцию, встречу, выступление своей группы в ВУЗе (если нет опыта работы)) Продумайте все до мельчайших деталей, ответьте себе на следующие вопросы:

От кого, когда и почему Вам было поручено это задание?

Как Вы планировали это мероприятие? Что Вы сделали, чтобы все было выполнено в срок? (умение планировать, прогнозировать, укладываться в положенные сроки, проверять и контролировать ход работы)

Кто контролировал выполнение плана? (этот вопрос часто задают, чтобы понять работали ли Вы самостоятельно или под руководством другого человека, какая доля свободы была Вам дана на прошлом месте работы)

Что удалось, а что не удалось? (всегда будьте готовы привести не только положительные примеры, но и отрицательные, наличие одних положительных примеров всегда настораживает и заставляет сомневаться в честности кандидата)

Что бы Вы сделали по-другому? (этот вопрос часто задают, чтобы проверить, извлек ли кандидат урок из своего прошлого опыта, учится ли он на ошибках, даже если все было идеально, постарайтесь придумать, как можно было бы улучшить свою работу)

* Стрессоустойчивость - вспомните 2-3 примера, когда Вам пришлось работать под стрессом (выполнение большого объема работы в короткие сроки, давление со стороны руководства, конкуренция с другим человеком при выполнении задания и т.д.) Вспомните, как Вы справлялись со стрессом. Начали ли Вы по-другому организовывать информацию, расставлять приоритеты, занялись новым видом спорта, а может, Вам помогло соблюдение режима. Нет правильного ответа на этот вопрос, ведь каждый справляется со стрессом по-своему, главное, что Вы знаете, что с этим делать и как, что можете управлять собой в стрессовых ситуациях.

Часто рекрутер пытается на месте проверить Вашу срессоустойчивость: делает вид, что не понимает, о чем Вы говорите, переспрашивает, говорит «Я правильно Вас понял….» и полностью изменяет смысл только что сказанного Вами. На собеседование может быть использовано много других методов для тестирования стрессоустойчивости. Как только Вы чувствуете, что человек Вас не понимает, не слышит, не дает закончить мысль, запутывает или предпринимает нечто, что вводит Вас в состояние нервозности и раздраженности, знайте, именно сейчас проверяется Ваша стрессоустойчивость. Держитесь максимально спокойно, доброжелательно, сдержанно. Повторяйте информацию ровно столько раз, сколько будет необходимо, по возможности, преподнося ее в разном виде, чтобы рекрутеру «было легче Вас понять».

* Исполнительность как таковую проверить на собеседовании невозможно, но можно понять, насколько человек склонен обдумывать данные ему поручения, насколько он честен в выполнении поручений, все ли он делает, о чем его просят. Для анализа этой компетенции обычно задаются вопросы-проекции (вопросы о других людях, их взглядах), благодаря которым можно понять Ваше отношение к тем или иным ценностям, принципам, восприятию окружающего мира.

Пусть Вас не удивляют вопросы такого типа:

Что за человек был Ваш начальник на прошлом месте работы? (Качества, которые Вы отметите, Вы, скорее всего, цените в других людях, уделяете им внимание, имеете сами. Критика руководства говорит о том, что Вы человек конфликтный, акцентируетесь на негативе и т.д., и т.п., поэтому даже если Ваш бывший руководитель был самодуром, стоит задуматься и найти хотя бы 3-4 хороших качества в его поведении и характере.)

Какие задачи он/она Вам чаще всего ставил (а)? (Ответ на этот вопрос поможет понять Ваше отношение к задачам, которое ставит Вам руководство. Представьте как можно больше фактов и меньше эмоций, не стоит включать оценочные суждения типа «занудные дела», «интересные дела».)

* Умение работать на результат – компетенция, которая нужна почти на любой должности. Проверить ее довольно просто. Вспомните, какое-то дело, которое Вам давалось труднее всего в силу внешних обстоятельств, но Вам удалось довести его до конца. Вспомните, чем Вы гордитесь. Только это должно быть нечто, сделанное Вами, Ваша заслуга, результат Вашей работы.

Недавно, у меня проходил собеседование один молодой человек без всякого опыта работы, поэтому разговор больше был о жизни в целом, университете и хобби.

Чем Вы больше всего гордитесь?

Я учусь в одном из самых классных ВУЗов ***

А почему именно туда пошли?

Мама посоветовала, у нее там знакомые…многие мои одноклассники вообще никуда не поступили!

Не поверите, но такое бывает: не всё, чем мы гордимся, является нашей заслугойJ

*Внимание к деталям обычно проверяют заданием (заполнить какую –нибудь форму, скопировать текст), если собеседование предполагает несколько этапов, эти задания идут первым этапом вместе с тестами на сообразительность и уровень IQ. Если задания и тесты не предусмотрены, этапов собеседования всего 2, то рекрутер может поинтересоваться напрямую

Вы внимательный человек?

А почему Вы так думаете?

Собираясь на собеседование, хорошо прочитайте требования в описании вакансии и вспомните примеры для иллюстрации каждого навыка.

Ну и конечно, не забывайте о качествах, которые будут оценены в первые секунды Вашего появления: «презентабельная внешность», «деловой стиль». На собеседование надевайте только однотонный костюм с рубашкой/блузкой пастельных тонов. Никаких «елочек», «цветочков», юбка средней длины, средний каблук, опрятные волосы, ухоженная обувь, легкий дневной макияж, уверенное рукопожатие, улыбка.

Обсудить статью

Наверное, у каждого в жизни был этап, когда ему приходилось определяться с выбором и заниматься собственным трудоустройством. Кто-то в вуз не поступил, кто-то под сокращение попал, кому-то создали условия, при которых оставаться на прежнем месте просто невозможно. И наваливается ком проблем. И кажется, что остался наедине с миром. И мир этот отнюдь не добр. Как обрести себя? Как не опустить руки? Как искать работу, в конце концов? Особенно, если нет подходящего образования или требуемого стажа.

Теперь не кадры решают все! В условиях растущей конкуренции за лучшие умы и таланты решающее значение приобретают те кадры, которые ищут кадры! Компаниям следует обратить более пристальное внимание на результативность и качество работы HR-департамента вообще и внутренних рекрутеров, в частности. Следует проанализировать, насколько эффективны рекрутеры при заполнении ключевых постов, какова настоящая отдача от тех методов, что они используют.

Жить и работать в США мечта многих людей. Америка давно стала символом свободы, стабильности и благополучия. Но как туда попасть? Для большинства мечта так и остается неосуществимой и далекой. От неё разделяет вас не только океан, но и отсутствие конкретного плана действий и незнание того, как и что делать, и с чего начать.

В чем же ценность этих специалистов? В педагогической литературе последних лет под воспитателем понимается человек, осуществляющий педагогическое (воспитательное) взаимодействие и несущий ответственность за условия жизни и развитие личности ребенка.

Всегда приятно получить желанное приглашение прийти на собеседование, но в процессе эйфории от этой новости нельзя забывать, что это всего лишь этап по направлению к началу новой работы. Ведь потенциальный работодатель приглашает на собеседование почти всех кандидатов. Теперь самое значимое, это не совершить ошибок, которые похоронят все надежды на новую должность.

Если грамотно составленное резюме кандидата на должность помощника руководителя заинтересовало компанию, то для соискателя начинается еще один нелегкий этап трудоустройства. Ведь должность помощника руководителя - одна из ключевых, поэтому претенденту на роль «доверенного лица» директора компании, как правило, приходится выдержать целый ряд испытаний.

Собеседование – неотъемлемая часть трудоустройства. Именно на данном этапе вы и работодатель встречаетесь «лицом к лицу». Важно понимать, что оно дает не только возможность презентовать себя, но и прекрасный шанс познакомиться с требованиями и особенностями предстоящей работы.

Количество этапов собеседования может варьироваться, но независимо от того, с кем предстоит интервью – сотрудником кадрового агентства, начальником службы персонала компании или генеральным директором, – вам всегда необходимо быть во всеоружии. А чтобы промежуточное собеседование не оказалось последним, вы должны серьезно подготовиться – психологически и тактически.

Прежде всего, постарайтесь как можно больше узнать о компании, в которую стремитесь трудоустроиться – изучите сайт, познакомьтесь с публикациями в прессе и Интернете. Заранее подготовьте комплект документов – трудовую книжку или ее копию, дипломы, сертификаты, рекомендации, 2–3 копии вашего резюме. Составьте список вопросов, которые могут возникнуть у работодателя к вам, подготовьте примерные ответы на них, а также запишите свои вопросы к представителю компании.

На страницах «Энциклопедии карьеры» неоднократно обсуждались излюбленные вопросы эйчаров и работодателей. Среди наиболее часто задаваемых можно выделить следующие.

Вы могли бы рассказать немного о себе?

Не стоит пересказывать содержащуюся в резюме информацию – ее работодатель прочел прежде, чем пригласил вас на собеседование. Будьте лаконичны, не вдавайтесь в излишние подробности, ведь главная задача персонального ассистента беречь основной ресурс руководителя – время.

Почему вы выбрали именно эту профессию?

От вас ждут четкого понимания сущности и сложностей этой профессии, серьезно отличающейся от смежных специальностей секретаря/офис-менеджера/референта; внутренней готовности всегда оставаться «в тени» руководителя, уважать и продвигать его позицию и решения.

Каковы ваши сильные/слабые стороны?

Подчеркивайте в первую очередь те качества, которые важны для личного помощника. Ваши недостатки должны выглядеть логическим продолжением ваших же достоинств. И не забудьте упомянуть, что вы постоянно работаете над собой: «Иногда окружающие принимают мою решительность за импульсивность, но я стараюсь следить за своей манерой выражать мысли».

Почему нам стоит вас нанять?

Кроме заявления о вашем высоком профессионализме, было бы не лишним продемонстрировать, что вы в курсе дел компании/отрасли производства.

Каковы причины ухода с предыдущего места работы?

Ни в коем случае не отзывайтесь неуважительно о прежнем коллективе и руководителе – никому не нужны конфликтные, не умеющие критично относиться к себе сотрудники. Лучше сделать акцент на привлекших вас достоинствах новой компании, чем на недостатках старой.

Как вы представляете свою карьеру через несколько лет?

У представителей других профессий вертикаль карьерного роста вполне очевидна, скажем, от юрисконсульта до начальника юридической службы. Подобный вопрос, обращенный к вам как кандидату на должность помощника руководителя, призван выявить ваши амбиции, мотивацию. По ответу на этот вопрос работодатель может судить о значимости для вас предлагаемой работы – видите ли вы в ней возможность применения своих лучших качеств и сильных сторон или считаете всего лишь трамплином и в дальнейшем намереваетесь изменить направление своей карьеры.

Каким, по вашему мнению, должен быть начальник?

На самом деле у вас хотят выяснить уровень вашей конструктивности, склонны ли вы к конфликтам с руководителем. Идеальным будет нейтральный ответ: «Компетентный, сильный лидер, у которого есть чему поучиться».

В свою очередь, вы вправе поинтересоваться графиком работы, возможностью и частотностью служебных командировок, структурой секретариата компании, причинами, по которым место помощника руководителя оказалось вакантным (если, конечно, это не новая штатная единица) – словом, выяснить все важные для вас моменты, связанные с предстоящим трудоустройством. Продуманные и глубокие вопросы подчеркнут вашу заинтересованность в вакансии, помогут создать образ серьезного кандидата, профессионального сотрудника.

Интервью бывает...

Отсеивающее собеседование или телефонное интервью

Когда на объявленную вакансию возникает большой конкурс, опытные менеджеры по персоналу прибегают к так называемому отсеивающему собеседованию. Оно проводится удаленно, т. е. без визуального контакта с соискателем, с использованием Интернета (электронной почты) или по телефону. Данный вид испытания позволяет рекрутеру оптимизировать процесс поиска подходящей кандидатуры, а телефонное интервью, кроме прочего, дает возможность проверить ему ваше умение вести телефонные переговоры – один из важнейших навыков личного помощника.

Чтобы не оказаться застигнутым врасплох, следует позаботиться о том, чтобы у вас всегда под рукой были ручка и бумага, ваше резюме, объявление о вакансии или должностная инструкция, примерное заявление о приеме на работу и перечень интересующих вас вопросов об организации, в которой, возможно, вам предстоит работать.

Если вы не готовы к разговору, извинитесь, сославшись на невозможность продолжить общение, и уточните, когда будет удобно перезвонить.

Во время телефонного интервью говорите отчетливо, по существу, избегайте односложных ответов, но и не пускайтесь в пространные рассуждения. Если вакансия предполагает владение иностранным языком, будьте готовы к переходу во время интервью с русского на иностранный. Делайте пометки – они могут вам пригодиться на следующем этапе собеседования.

Собеседование с представителем кадрового агентства

Если компания делегировала кадровому агентству решение задачи подбора помощника руководителя, то сначала вам предстоит собеседование с его представителем.

На первичном интервью рекрутеру важно установить ваше соответствие или несоответствие требованиям открытой вакансии. Чтобы проверить наличие и уровень профессиональных умений и знаний, он, как правило, сначала знакомится с документами, подтверждающими вашу компетентность, – дипломами, свидетельствами и рекомендациями с прошлого места работы, а затем предлагает выполнить ряд стандартных заданий:

• создать или преобразовать документ на компьютере (с целью выяснения уровня владения пакетом офисных программ – Word, Excel и пр.);
• проверить правильность оформления передаваемого руководителю на подпись проекта приказа, например о создании комиссии, и в случае необходимости отредактировать его (диагностика знания основ делопроизводства, в частности правил составления и оформления распорядительной документации);
• перенести информацию из многостраничного текстового документа в таблицу (подобные задания дают возможность судить о способности кандидата к рутинной, повторяющейся работе без снижения ее качества);
• выделить наиболее важные факты в тексте статьи, распечатанной с сайта компании (проверка навыков реферирования – умение выбирать из массива информации наиболее значимые тезисы и фиксировать их в письменном виде);
• перевести текст или составить на иностранном языке деловое письмо, например запрос данных для оформления визы руководителю (это позволит определить степень владения иностранным языком).

Умение выполнять сразу несколько задач, способность быстро ориентироваться в ситуации, навыки организации деловых поездок и мероприятий, знание основ делового этикета – обычно все это выясняется в ходе работы с различными кейсами. Так, вас могут попросить подробно описать действия, которые вы предпримете в случае, если будете не успевать к необходимому сроку получить визу в каком-то посольстве для срочной командировки руководителя; составить детальный план организации приема VIP-гостей из-за рубежа; разыграть «неприятный разговор» с высокопоставленным чиновником об отмене назначенной встречи; продемонстрировать вежливый отказ соединить руководителя с конфликтным клиентом; предложить несколько решений выхода из ситуации, когда из-за автомобильной пробки руководитель опаздывает на важное совещание с партнерами.

Словом, идя на собеседование в кадровое агентство, приготовьтесь к серьезному экзамену на профпригодность. Лучше в день планируйте только одну встречу или позаботьтесь, чтобы у вас было достаточно времени на собеседование и дорогу до места следующей встречи, в противном случае вы будете нервничать и испортите впечатление о себе.

Собеседование с руководителем службы персонала компании

В отличие от представителя фирмы-провайдера, для руководителя кадровой службы компании, заинтересованной в получении высокопрофессионального персонального ассистента, на первом месте будет стоять вопрос вашего соответствия корпоративным стандартам, стилю руководства и общения.

На этом интервью вам стоит подробно расспросить о предстоящих должностных обязанностях, о существующих механизмах мотивации сотрудников (премирование, преференции – возможность пользоваться служебным автомобилем; место парковки, бензин, автосервис для личного автомобиля; дополнительные выходные дни после командировок или во время отсутствия руководителя) и пр.

Естественно, на этом этапе собеседования также высока вероятность того, что вас привлекут к участию в небольших ролевых играх, работе с ситуативными примерами – кейсами, различными тестами и заданиями, позволяющими оценить ваши профессиональные и индивидуально-личностные качества. Иногда персональщики прибегают к нетривиальным методам интервьюирования:

• групповое интервью – собеседование, на которое одновременно приглашаются все кандидаты на вакантную должность, и каждому из них предлагается задать другому соискателю вопрос на профессиональную тему. Это делается для выявления не только уровня специальной подготовленности претендентов, но и их умения уверенно держаться в стрессовой ситуации, лидерских качеств, степени конфликтности и т. п. Нередко на подобные мероприятия приглашаются профессиональные психологи. На основании представленного ими анализа руководство выбирает тех кандидатов, которым будет предложено пройти собеседование с генеральным директором компании.
• стрессовое собеседование – специально моделируемая обстановка дискомфорта, провоцирующая соискателя на непосредственную, спонтанную реакцию, позволяющая выявить скрытые стороны его личности. В «чистом» виде такое собеседование сегодня используется очень редко, но должность помощника руководителя находится в «зоне риска» – не секрет, что стрессоустойчивость и лояльность относятся к важнейшим качествам персонального ассистента. Единственный рецепт успешного преодоления стрессового собеседования – высокая степень собранности, хладнокровие и рассудительность. Если же вы считаете, что оппонент вышел за рамки дозволенного, вы всегда можете отказаться от продолжения общения. Ведь сегодня на рынке достаточно компаний, более толерантно относящихся к потенциальным сотрудникам, способных обнаружить степень уязвимости человека и манеру его реагирования в сложных эмоционально напряженных ситуациях без применения некорректных высказываний в его адрес.

Кадровики утверждают, что к применению нестандартных приемов и методик их подталкивает необходимость разоблачения «профессиональных» соискателей, легко получающих работу благодаря следованию рекомендациям по прохождению разного уровня собеседований. В последнее время широкое распространение получила «технология воронки», при которой интервьюер от общих вопросов постепенно переходит к более специфическим, уточняющим. Ответы на такие узконаправленные вопросы, работа с деталями и большим количеством примеров весьма наглядно могут продемонстрировать оппоненту вашу квалификацию.

Если вы подходите по формальным признакам, некоторые организации могут предложить вам пройти короткую, например недельную, стажировку в компании – без зачисления в штат, но с гарантированной оплатой. Реальная работа помогает обеим сторонам избавиться от многих иллюзий. Правда, действующее законодательство предусматривает прием на работу с испытательным сроком, поэтому подобный способ найма нельзя назвать безукоризненным.

Собеседование с руководителем

Это самый ответственный этап, так сказать, «генеральная» примерка. Поиск персонального ассистента, в отличие от других специалистов, директор не может полностью поручить кадровой службе. Так как ему придется очень часто общаться со своим помощником, то для него важно понять, подходит ли ему кандидат психологически, можно ли с ним эффективно взаимодействовать.

«Конечно, высокий профессионализм – необходимое условие для претендента на должность личного помощника, ведь у руководителя просто нет времени на обучение, организацию и контроль малоподготовленного сотрудника, – говорит начальник службы управления кадрами и трудовыми отношениями ЗАО ПК «РУСТ» Елена Владимировна Самгинова. – Но все равно требования, касающиеся личностных качеств персонального ассистента, куда более жесткие. Связано это не только с принципиально важным моментом совместимости руководителя и помощника, но и с необходимостью общаться с большим количеством людей, которые по своему статусу гораздо выше, чем сам помощник, участвовать в переговорах и присутствовать на различных мероприятиях. Добавьте к этому ненормированный рабочий день и постоянные стрессы, и станет понятно, что для этой профессии психологические характеристики подчас важнее профессиональных навыков. Проблема же в том, что индивидуальные качества специалиста в условиях собеседования очень сложно протестировать, и даже использование проективных методик не всегда позволяет увидеть «истинное лицо» кандидата, вот и приходится работодателю «изобретать» ситуации, способствующие наиболее полному раскрытию соискателя».

Поэтому, отправляясь на собеседование, нужно быть готовым к любым неожиданностям – вы вполне можете оказаться приглашенным в ресторан, на планерное совещание, презентацию или промышленную выставку, где вам предложат принять участие в деловом обеде, набросать протокол заседания или выступить в роли переводчика. Впрочем, встреча в офисе тоже может оказаться не без сюрпризов. Вот несколько примеров.

• Начальник кадровой службы проводит кандидата на должность персонального ассистента в кабинет генерального директора, усаживает за стол, на котором лежат контрольные материалы: тестовые задания для оценки уровня знаний делопроизводства, для проверки грамотности письменной речи, умения составить стандартное письмо (например запрос данных для оформления визы руководителю), документ для перевода на иностранном языке и т. п. Руководитель продолжает заниматься бумагами, не обращая внимания на вошедших. Так проходит несколько минут. Никто не забыл о собеседовании, данная ситуация смоделирована специально (задержка времени начала беседы – прием стрессового интервью). В течение всего этого времени работодатель наблюдает за действиями кандидата – один будет с интересом осматривать кабинет потенциального начальника и безропотно ждать, когда на него обратят внимание; другой, чтобы не терять времени, примется за лежащие перед ним задания; третий начнет проявлять агрессию. Так еще до начала собеседования у руководителя складывается определенное впечатление о претенденте. Выяснив модель поведения кандидата, директор просит прощения за задержку и... либо переходит к предметному разговору, либо вежливо прощается с соискателем под благовидным предлогом.
• Многие современные фирмы оборудованы специальными камерами, позволяющими в режиме онлайн отслеживать происходящее на различных участках офисного здания. Ничего не подозревающего кандидата проводят в приемную и просят немного подождать. Через некоторое время из приемной выходит секретарь, оставляя соискателя в полном одиночестве, а еще через минуту появляется солидный человек и начинает скандалить, требуя немедленно пропустить его к директору. Поведение соискателя, оказавшегося в подобной ситуации без какой-либо поддержки, его умение «принять удар на себя» и уладить конфликт, не теряя самообладания, могут послужить лучшей рекомендацией для работодателя.
• Руководитель очень дружелюбно принимает кандидата, начинает беседу на отвлеченные темы и вместо ожидаемых тестовых заданий на профпригодность просит его по предложенной схеме сложить из бумаги какую-либо несложную фигуру. Считается, что такое «несерьезное» занятие, как складывание оригами, может многое рассказать о личности испытуемого: о скорости и гибкости его мышления, способности концентрироваться, аккуратности, терпеливости и, наконец, умении включиться в любую «игру», отнестись к происходящему с чувством юмора.
• Чтобы проверить надежность соискателя, его умение корректно обращаться с конфиденциальной информацией, могут задать вопрос о промахах и ошибках прежнего руководителя. Естественно, в подобной ситуации не стоит распространять слухи или выдавать закрытые сведения, лучше «держать язык за зубами».

Если вы подходите компании по всем параметрам, кроме уровня владения иностранным языком, не стесняйтесь на собеседовании заявить о том, что вы готовы совершенствовать свой английский в свободное от работы время. Не исключено, что решение о трудоустройстве будет принято в вашу пользу и вас отправят на языковые курсы за счет фирмы.

Несколько слов о «формальностях»

Помните, нет содержания без формы. Претендента всегда оценивают комплексно: как он выглядит, говорит, подает себя. Поэтому не забудьте про элементарные правила прохождения собеседования: пунктуальность, выключенный мобильный телефон, подобающая случаю одежда делового стиля классических цветов, чистая обувь, умеренный макияж, умелое использование аксессуаров и украшений, аккуратный и неброский маникюр, легкие (нейтральные) духи, энергия, уверенность в себе, открытость и, конечно, улыбка.

В процессе подготовки к беседе с первым лицом компании нужно учитывать то, на какую должность нацелен кандидат. Когда генеральный директор является непосредственным руководителем принимаемого на работу специалиста, то во время интервью затрагиваются профессиональные темы, и топ-менеджеру важно понять, насколько человек "вписывается" в команду, совпадают ли его ценности с ценностями компании. Если же встреча назначается для утверждения на должность соискателя, представленного своим будущим непосредственным руководителем, то она носит скорее формальный характер, хотя в любом случае генерального директора интересуют личностные качества человека, претендующего на роль сотрудника его компании.

Собеседование с генеральным директором компании, в которую устраивается на работу соискатель, как правило, является завершающим этапом в процессе подбора персонала. Однако встреча с главой предприятия назначается далеко не каждому претенденту. Готовиться к интервью на высшем уровне стоит в нескольких случаях:

1. Кандидат претендует на руководящую должность.
2. Подразделение, куда устраивается специалист, является ключевым для компании (например, когда таким приоритетным направлением оказываются продажи, собеседование с первым лицом компании является обязательным этапом для сейлз-менеджеров).
3. Специалист устраивается на рядовую должность, но в небольшую компанию.
4. Соискателя рассматривают на позицию личного ассистента.

В небольших и средних компаниях интервью с первым лицом может назначаться даже в такой ситуации, когда вакансия открыта на вполне рядовую позицию.

В первом и последнем случаях, когда генеральный директор является непосредственным руководителем принимаемого на работу специалиста, во время интервью затрагиваются профессиональные темы: будущие обязанности кандидата, его опыт, цели и задачи, которые предполагает вакансия. Кроме того, топ-менеджеру важно понять, насколько человек «вписывается» в команду, совпадают ли его ценности с ценностями компании, насколько близка ее корпоративная культура.

«Был такой случай: генеральный директор достаточно крупной компании, проводя интервью со своим будущим прямым подчиненным, в финале беседы честно предупредил кандидата о том, что порой бывает резок, и поинтересовался, не станет ли этот факт в дальнейшем преградой для их совместной работы, – рассказывает управляющий партнер компании MarksMan Инна Суматохина . – А иногда бывает и так, что кандидатура соискателя отклоняется из-за того, что директор попросту боится конкуренции. Это происходит тогда, когда он ищет себе заместителя и встречает очень сильного человека, превосходящего его по тем или иным компетенциям. Однажды в нашей практике претендент на должность заместителя генерального директора на вопрос о том, чего он ждет от работы в компании, ответил, что в первую очередь ждет роста. Рост же в данной ситуации мог быть только на позицию самого генерального директора... Естественно, он не был принят».

Если же встреча с генеральным директором назначается для утверждения на должность человека, представленного своим будущим непосредственным руководителем, она носит скорее формальный характер. «В нашей практике были интервью продолжительностью и в пять минут, – делится личным опытом Инна Суматохина. – Проходит оно, как правило, в виде беседы и носит неформальный характер, профессиональные темы почти не затрагиваются. Однажды на собеседовании встретились два экспата, генеральный директор и кандидат, разговор завязался о вечерней Москве, а затем последовала 40-минутная беседа двух иностранцев в чужой стране, и в итоге собеседование свелось к обсуждению московских клубов и ресторанов».

Вопросы, задаваемые генеральным директором, зачастую носят характер кейсов, практических заданий.

В то же время в небольших и средних компаниях интервью с первым лицом может назначаться даже в такой ситуации, когда вакансия открыта на вполне рядовую позицию. Как правило, это вызвано тем, что собственник (он же генеральный директор) в силу специфики бизнеса отвечает за все текущие организационные процессы. Поэтому, набирая персонал, он готов лично беседовать с каждым потенциальным сотрудником.

В ходе интервью с директором обычно выясняется, сможет ли кандидат пользоваться доверием руководителя организации, будет ли им легко и комфортно общаться, приживется ли новичок в компании. Генеральный директор главным образом прислушивается к своей интуиции – совокупности знаний, опыта, профессионализма, способностей предвидения. Ведь иногда бывает и опыт у соискателя подходящий, и внешность, и результаты потрясающие, и образование престижное, а интуиция подсказывает: «Не подходит он нам, с ним будет сложно».

Очевидно, что готовиться к встрече с генеральным директором необходимо серьезно и тщательно, поскольку от того, как вы покажете себя на интервью с топ-менеджером, в конечном итоге зависит получение предложения о работе. В процессе подготовки обратите внимание на следующие рекомендации, которые призваны склонить «чашу весов» в вашу пользу.

• Соберите информацию о компании и ситуации на рынке, проанализируйте ее.

Попробуйте составить для себя портрет человека, к которому вы отправляетесь на собеседование: почитайте его статьи и интервью в прессе, поищите материалы, освещающие корпоративную культуру возглавляемой им компании, пообщайтесь на форумах с ее сотрудниками, возможно, вашими будущими коллегами.

Большинство работодателей придерживается такой позиции, что чем больше человек спрашивает, тем больше он мотивирован.

«Однажды кандидатка проходила собеседование у генерального директора, француза, на английском языке, а завершила разговор на французском, – вспоминает Инна Суматохина. – Руководитель был приятно удивлен и, в свою очередь, порадовал собеседницу предложением о работе. Иностранцы очень ценят уважительное отношение к их стране и к корпоративной культуре их компании».

Консультант THI Selection Анна Облова замечает, что «ваша подкованность будет оценена, не сомневайтесь, но и перегибать палку не стоит. Так, некоторые кандидаты, заранее узнав хобби директора, готовы к резюме приложить, к примеру, сертификат парашютиста, если топ-менеджер – страстный любитель прыжков с парашютом. При этом не бойтесь комментировать действия руководства. Объективная критика только приветствуется».

Приготовьтесь к тому, что вам предложат рассказать, какие меры вы бы приняли для решения конкретной проблемы. Вопросы, задаваемые генеральным директором, зачастую носят характер кейсов, практических заданий. Не стоит воспринимать подобные задачи как бесплатное использование ваших профессиональных знаний и опыта. Полноценного бизнес-плана от вас не потребуют, а скорее предложат тезисно изложить основные идеи. Такие кейсы очень хорошо раскрывают способ мышления и стиль работы кандидата, позволяют составить представление о том, какой он человек – робкий или решительный, хладнокровный или вспыльчивый, может ли он принимать решение в условиях дефицита времени и информации.

Еще один аргумент для кандидатов в пользу того, чтобы не отказываться от выполнения практического задания, – возможность за время его подготовки оценить для себя перспективность будущей должности. «В свое время я потратил неделю на составление примерного бизнес-плана, презентовал его, получил предложение о работе и отказался от него, так как за время общения с работодателем не получил внятных ответов на вопросы, заданные в главе "Риски"», – сообщает один из читателей «Энциклопедии карьеры» .

• Не бойтесь задавать вопросы на интервью.

Будьте готовы к тому, что на интервью с генеральным директором может произойти и нечто непредвиденное.

Демонстрируйте свою заинтересованность. Большинство работодателей придерживается такой позиции, что чем больше человек спрашивает, тем больше он мотивирован. Инициативность, как правило, расценивается как признак профессионализма. «В то же время топ-менеджеры – чрезвычайно занятые люди, поэтому все вопросы, обращенные к ним, должны быть строго по делу, что только подтвердит высокий уровень вашего профессионализма и компетентности», – комментирует Анна Облова.

• Мобилизуйте свою стрессоустойчивость.

На собеседовании с генеральным директором самое главное – не волноваться. «Я знаю ситуацию, когда один из кандидатов от волнения упал в обморок и, естественно, не прошел интервью», – приводит пример Инна Суматохина. Помните, что перед вами такой же человек, как и вы, тогда вам удастся расслабиться и показать себя с лучшей стороны.

«В нашей практике был случай, когда в одной крупной японской компании отличный кандидат, пройдя все этапы интервью, провалил его у генерального директора, растерявшись в ответ на просьбу руководителя назвать слоган компании», – делится реальными историями Инна Суматохина.

Генеральный директор понимает, что гораздо выгоднее принять на работу не хронически усталого трудоголика, а разносторонне развитого человека.

Будьте готовы к тому, что на интервью с генеральным директором может произойти и нечто непредвиденное. «В большинстве своем топ-менеджеры – люди серьезные, – рассказывает Анна Облова. – Тем не менее, в моей практике встречались довольно забавные примеры, когда кандидатку с техническим образованием, претендующую на позицию личного ассистента, будущий босс попросил нарисовать схему устройства радиоприемника. В другой компании на интервью директор хотел услышать от соискателя его полную биографию, начиная с детского сада». Отвечая на такие каверзные вопросы, важно не теряться, уважительно относиться к собеседнику и в любом случае сохранять чувство юмора.

• Продемонстрируйте, что вы разносторонняя личность.

Основная задача вопросов, не касающихся профессиональной деятельности, – оценить личностные качества кандидата, выяснить, «зациклен» ли он на работе или у него есть время и желание заниматься чем-либо еще: рыбалкой, горными лыжами, фотографией и так далее.

Кандидат, претендующий на руководящую или управленческую позицию, как правило, уже многого достиг, и, скорее всего, этап, когда работа и карьера были главными приоритетами в его жизни, прошел. На первый план выходят «вечные ценности»: семья, друзья, здоровье, хобби; приходит осознание того, что работа по 10–12 часов в сутки не должна являться единственной целью в жизни.

Генеральный директор понимает, что гораздо выгоднее принять на работу не хронически усталого трудоголика, а разносторонне развитого человека, стремящегося к разумному балансу между работой и личной жизнью.

Секретарь – своеобразный координационный центр каждой организации.

Существует заблуждение, что с функциями секретаря вполне справится любой грамотный человек.

Однако это не так, и кандидат на должность секретаря должен обладать рядом профессиональных качеств для выполнения всех функций.

Основные функции секретаря

В обязанности секретаря руководителя любой организации входят следующие задачи :

• приём и отправка корреспонденции;
• ведение делопроизводства (создание и приём документов, обработка материалов, необходимых для работы организации и лично руководителя и т.д.);
• организация встреч и переговоров руководителя, получение информацию для руководителя и отправление его резолюций сотрудникам;
• проведение подготовки к заседаниям и совещаниям и организация их проведения;
• создание необходимых условий для работы руководителя в его рабочем кабинете;
• контакты с посетителями и клиентами организации лично и путём телефонных переговоров;
• введение необходимой информации в банк данных и распечатывание необходимых руководителю или другим сотрудникам сведений из него.

Исходя из данных функций, секретарь должен знать :

• основы современного делопроизводства и архивного дела;
• основы трудового законодательства и административного права;
• правила делового общения и составления деловых бумаг;
• правила организации труда руководителя.

Личностные характеристики

Организованность, доброжелательность, стрессоустойчивость – вот основные черты, которыми в обязательном порядке должен обладать секретарь.

С секретарём встречается каждый посетитель компании, и контактируют в связи со своими служебными обязанностями все её сотрудники. Спокойно и с неизменной улыбкой должен общаться секретарь со всеми, несмотря на своё настроение и собственное самочувствие.

Секретарь должен обладать организаторскими умениями и навыками, способностью самоорганизации .

Умение быстро перестраиваться в нестандартных ситуациях, проявлять инициативу в организации работы компании, действовать в некоторых случаях без особых указаний особенно ценятся руководителям.

Рассматриваем резюме секретаря

Вопросы на собеседовании для секретаря — это очень важно, однако начинается все с рассмотрения резюме кандидата.

Главная цель любого резюме – представление профессиональных навыков и личностных качеств, требуемых для определённой должности.

Правильно составленное резюме — это самореклама, призванная заинтересовать работодателя .

Оформить его нужно таким образом, чтобы с вами хотелось встретиться и поговорить.

Составлять резюме стоит в расчёте на конкретного работодателя. Нельзя использовать один и тот же, универсальный текст резюме на должность секретаря для обращения во все организации сразу.

Перед составлением резюме изучите требования конкретной вакансии, и составляйте текст, ориентируясь именно на них. Если в объявлении есть особые пожелания, не забудьте отметить своё соответствие именно им

Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.

Одним из требований резюме является предоставление фотографии . Не нужно помещать в него фото, где вы отдыхаете на море, веселитесь в клубе или нюхаете цветочки на даче. Ваша задача – показать, что вы деловой человек, поэтому представьте фото в деловой обстановке, на котором чётко видно лицо и умный взгляд.

Оформление резюме – особый вопрос . Желание раскрасить листочек всеми цветами радуги и вензелями различных диковинных шрифтов приводит к тому, что потенциальный руководитель даже не читает текст. Резюме – документ и оформлять его нужно единым, строгим шрифтом одного цвета, выделяя наиболее важные моменты жирным курсивом. Каждый блок должен быть чётко структурирован и отделён от других подзаголовком.

Перечитайте текст несколько раз и проверьте на наличие ошибок. Их не должно быть в резюме ни в коем случае, поскольку секретарь должен быть грамотным. В процессе работы ему придётся исправлять ошибки сотрудников и даже руководителя, а как он будет это делать, если не может грамотно построить собственный документ.

Подготовка к собеседованию

Каждая конкретная организация имеет свою специфику работы, поэтому нужно перед беседой выяснить как можно больше о ней и сфере, в которой проходит её деятельность.

В любом случае ведите себя достойно, не срывайтесь на крик. Даже провал в собеседовании – не конец жизни и не катастрофа, а определённый жизненный опыт. Если вы будете помнить об этом, спокойствие и уверенность вам гарантированы.

Как видите, пройти собеседование на должность секретаря не так уж и сложно, главное следовать определенным правилам.